الجزء الثالث
إعداد الموازنة التشغيلية
( تتمـة )
الأهـــداف:
§ استكمال شرح الموازنات التشغيلية .
§ تدريب المشاركين على تحديد كمية أمر الشراء الاقتصادي الذي يؤدى الى تدنية التكاليف إلى أدنى حد ممكن .
المذكرات الموجودة في ملف المشاركين :
§ مقدمة .
§ موازنة الاحتياجات من المواد .
§ موازنة الاجور .
§ موازنة المصروفات الصناعية .
§ موازنة المصروفات البيعية .
§ موازنة المصروفات الادارية والعمومية .
§ موازنة الابحاث .
§ حالات توضيحية .
§ حالات تدريبية .
مقـدمــة :
تناولنا في الجزء الرابع موازنة المبيعات ثم إنتقلنا إلى شرح موازنة الانتاج في ضوء موازنة المبيعات آخذين في الاعتبار الطاقة الانتاجية المتاحة ، وفي هذا الجزء سيتم استكمال الموازنات التشغيلية على النحو التالى:
موازنة الاحتياجات من المواد :
توضع موازنة الانتاج بغرض تنظيم وتنسيق برنامج الانتاج حتى تتمكن المنشأة من الحصول على المنتجات بالكميات المطلوبة وفي الوقت المناسب .
ويحدد حجم الانتاج على أساس توقعات المبيعات بالنظــر إلى نوع المنتجات والفترات الزمنية (شهرية أو ربع سنويه). لذا تعتبر موازنة الانتاج أساس وضع موازنة الاحتياجات من المواد ، فبينما تعبر موازنة الانتاج عن الوحدات المزمع أنتاجها، فان موازنة الاحتياجات من المواد تتضمن تحويل الوحدات الواجب انتاجها - والمبينة في موازنة الانتاج - إلى احتياجات المواد اللازمة .
وتهدف موازنة الاحتياجات من المواد إلى مساعدة الادارة في :
1 - تقدير كميات المواد والأجزاء المزمع استخدامها في الانتاج والوقت المحدد لاستخدام هذة المواد .
2 - إمداد قسم المشتريات ببيانات وافية تمكنة من إعداد برنامج المشتريات ، وحتى تضمن المنشأة الحصول على احتياجاتها من المواد في أوقات محددة وبأسعار مناسبة .
3 - إمداد الادارة بالبيانات اللازمة لاحكام الرقابة على المواد المستخدمة والمخزون منها .
4 - تحديد الاحتياجات النقدية والوقت اللازم لسداد فواتير شراء المواد التى يتطلبها برنامج الانتاج .
وبعد تحديد عدد وحدات المواد اللازمة لصناعة كل منتج يمكن حساب احتياجات الانتاج كلة من المواد بسهولة وذلك من واقع عدد الوحدات الواجب انتاجها المبينة في موازنة الانتاج كما يلى :
موازنة الاحتياجات من المواد = موازنة الانتاج ´ احتياجات الوحدة الواحدة . وفي الأحوال التى لا يمكن فيها تحديد عدد وحدات المواد اللازمة لانتاج الوحدة من المنتج النهائى فانة يمكن تقدير تكلفة المواد اللازمة للانتاج بطريقة مباشرة على ضوء موازنة الانتاج ، وعندئذ فان الشخص المسئول عن إعداد موازنة الاحتياجات من المواد يلجأ إلى بعض المعدلات أو النسب مثل :
أ - نسبة الحجم المادى للانتاج إلى كمية كل نوع من أنواع المواد . ويمكن تحديد هذه النسبة على أساس الشهور أو السنوات السابقة من السجلات التاريخية ثم تعديلها على ضوء الظروف الجديدة .
ب- نسبة المواد المستخدمة إلى أحد مقاييس الانتاج مثل ساعات العمل المباشرة أو ساعات تشغيل الآلات.
جـ- نسبة تكلفة المواد إلى تكلفة العمل المباشر .
د - نسبة تكلفة المواد إلى أحد مقاييس الانتاج كعدد ساعات العمل أو ساعات تشغيل الآلات .
وبعد أن يتم تقدير احتياجات المنشأة من كل نوع من المواد والأجزاء اللازمة لكل منتج في الفترة القادمة ، فان الخطوة التالية هى توزيع هذة الاحتياجات على الفترات الزمنية . ويجب أن يؤخذ في الاعتبار دائماً عند تقدير الإحتياجات من المواد إضافة المسموحات الخاصة بالضياع أو التلف أو الانكماش التى تتطلبها طبيعة العملية الصناعية وذلك بغرض التوصل إلى إحتياجات المنشأة الاجمالية من المواد .
ومن الضرورى عمل نظام للرقابة على المخزون السلعى حتى تتأكد الادارة من أن المواد والأجزاء موجودة في الوقت اللازم عند الحاجة إليها في الانتاج ، ولكى تضمن في نفس الوقت تجنب تراكم المخزون بالدرجة التى تؤدى إلى تجاوز الحد الأقصى لرأس المال العامل المستخدم في تمويل المخزون .
ومن المؤكد أن نظام الموازنات الشامل لا يحقق النتائح المرجوة إلا إذا وجد نظام فعال للرقابة على المخزون السلعى . ويقتضى هذا النظام تجنب الزيادة أو النقص في الكميات المخزونة على حد سواء لأن زيادة المخزون عن الحد اللازم يضيع على المنشأة فرصة استخدام الاموال العاطلة في نواحى نشاط أخرى تدر أرباحاً على المنشأة ، كما أن نقص المخزون عن الحد اللازم قد يؤدى إلى توقف الانتاج .
وعند تقرير سياسة التخزين فان المنشأة تراعى عادة العوامل الآتية :
1 - كميات المواد اللازمة لمقابلة احتياجات الانتاج .
2 - طول فترة الانتاج .
3 - طول فترة التوريد .
4 - تكلفة التخزين .
5 - تكلفة التوريد .
6 - الاحتياجات عند توقف الانتاج .
7 - تغيرات الاسعار المتوقعة .
وتتضمن سياسات المخزون تحديد ما يلى :
أ - نقطة إعادة الطلب .
ب- الكمية الاقتصادية لأمر الشراء .
وتقرير نقطة أعادة الطلب يتضمن تحديد الحد الأدنى للمخزون والحد الأعلى للمخزون . وتعلو نقطة إعادة الطلب الحد الأدنى للمخزون بدرجة كافية تراعى الفترة اللازمة للشراء . فقد يستغرق بعض الوقت في إصدار أمر الشراء للمورد وفي إرسال المورد للكمية المطلوبة . ويتحدد الحد الأعلى للمخزون باضافة الكمية الاقتصادية لأمر الشراء على الحد الأدنى للمخزون .
ولكى تحدد الادارة الكمية الاقتصادية لأمر الشراء فيجب عليها تفهم طبيعة تكاليف الشراء وتكاليف التخزين. فتكاليف الشراء تشتمل على تكاليف تجهيز طلب الشراء وتكاليف إرسال متابعة أوامر الشراء وتكاليف الاستلام والفحص وتكاليف مراجعة وصرف فواتير الشراء للموردين . ومن جهة أخرى فان تكاليف التخزين تختلف حسب متوسط حجم المخزون وهى تتضمن عدة عناصر مثل تكاليف المكان ومسموحات التلف والتقادم وتكاليف الاحتفاظ ببطاقات وسجلات المخزون والفائدة على الأموال المستثمر في المخزون والتأمين .
ويستند تحديد الكمية الاقتصادية لأمر الشراء على المبدأ الاساسى القائل بأن أقل تكلفة لكمية من المواد هى الهدف الرئيسى عند طلب كميات منها . ويتحقق هذا الهدف - أقل تكلفة - عندما تتساوى تكلفة الشراء مع تكلفة تخزين الكمية المطلوب شرائها . وتتحدد الكمية الاقتصادية للأمر باستخدام الرسم البيانى كما يمكن تحديدها رياضياً. ويبين الشكل التالى كيفية تحديد الكمية الاقتصادية للشراء بيانيا .
| تكلفة الطلب والتخزين بالريالات | <><><><>
| تحديد الكمية الاقتصادية للشراء | <><><><>
| الحجم الاقتصادي للطلبية | <><><><>
| حجم الأمر أو الطلبية | <><><><>
| 2500 | <><><><>
| 2000 | <><><><>
| 1500 | <><><><>
| 1000 | <><><><>
| 500 | <><><><>
| التكلفة الكلية للطلب والاحتفاظ بالمخزون | <><><><>
| تكلفة التخزين | <><><><>
| تكلفة الطلب | <><><><>
| صفر | <><><><>
600 500 400 300 200 100
ويتم تحقيق الحجم الاقتصادى لأمر الشراء عندما يتم تدني تكاليف المخزون الاجمالية ، ذلك التدني الذي يتحقق عندما تتساوى تكاليف أمر الشراء مع تكاليف التخزين كما يتضح من الشكل السابق .
وقد تستخدم بعض المعادلات الرياضية لتحديد الكمية الاقتصادية لأمر الشراء من خلال ما يعرف بنموذج كمية الأمر الاقتصادية (1) (EOQ)
2 م ش
كمية الأمر الاقتصادية = -------
(ك) ت خ
حيث أن
م = كمية المخزون المطلوبة خلال الفترة .
ش = تكلفة إصدار أمر شراء واحد .
ت = تكلفة الوحدة من عنصر المخزون .
خ = تكاليف التخزين كنسبة من تكلفة الوحدة .
أى أن نموذج كمية الأمر الاقتصادية ليس إلا معادلة رياضية تصف العلاقات بين تكاليف أمر الشراء وتكاليف التخزين . ويوفر هذا النموذج للادارة معلومات هامة عند تخطيط المخزون وإتخاذ قرارات الشراء .
كذلك يمكن الحصول على المعلومات التالية من واقع هذا النموذج .
م
عدد أوامر الشراء خلال الفتره = ------
ك
م ش
تكلفة أمر الشراء = ------
ك
ك ´ ت خ
تكلفة التخزين = -------
2
م ش ك ´ ت خ
إجمالى تكاليف المخزون = ---- + ------
ك 2
____________
( 1 ) Economic Order Quantity . ( E O Q )
حالة توضيحية (1):
تقوم شركة " الجفالى " ببيع الاطارات بالجملة وتعمل 240 يوماً في السنة ، وبيانات التكاليف والطلب على الإطارات التى تبيعها الشركة كانت كالآتى :
متوسط الطلب اليومى 50 إطار
سعـر البيــع 95 ريال / إطار
التكلفــة 60 ريال / إطار
تكلفة إصدار أمر الشراء 500 ريال / للأمر
تكلفة التخزين 20% من تكلفة الوحدة
المطلوب تحديد :
1 - كمية الأمر الاقتصادية .
2 - عدد أوامر الشراء خلال السنة .
3 - تكلفة أمر الشراء .
4 - تكلفة التخزين .
5 - إجمالى تكاليف المخزون .
حالة تدريبية (1):
توافرت لديك البيانات التالية عن أحد عناصر المخزون :
الأستخدام السنوى 1800 صندوق
سعر الشراء 20 ريال / صندوق
سعر البيع 30 ريال / صندوق
تكلفة أمر الشراء 90 ريال / أمر
تكلفة التخزين 18% من سعر الشراء
المطلوب تحديد :
1 - كمية الأمر الاقتصادية .
2 - عدد أوامر الشراء خلال السنة .
3 - إجمالى تكاليف المخزون .
موازنة المشتريات :
بعد أن يتم تسلم الاحتياجات من المواد يقوم قسم المشتريات بوضع برنامج المشتريات على ضوء احتياجات الانتاج من المواد وذلك حتى يمكن توفير هذة الاحتياجات في الوقت اللازم وبالسعر المناسب . ويتطلب ذلك قيام قسم المشتريات بطلب الأسعار المنتظرة من الموردين وبإعداد موازنة المشتريات . وتبين موازنة المشتريات الكميات الواجب شراؤها من كل نوع من المواد لمقابلة احتياجات الانتاج والوقت الذى يجب أن يتم فية الشراء وتكلفة المشتريات التقديرية .
ولتحديد الكميات التى يجب شراؤها من كل نوع من المواد ، فان إجمالى وحدات المواد اللازمة للانتاج يجب أن تعدل طبقا للرصيد الذى ينبغى الاحتفاظ بة كحد أدنى لمقابلة حالات التأخير في استخدام المواد من الموردين . بمعنى أنة يجب إضافة كميات المخزون آخر الفترة وخصم كميات المخزون أول الفترة من وحدات المواد اللازمة للانتاج ، وذلك لغرض تحديد الكميات المزمع شراؤها . وتتمثل الخطوة التالية من تحديد تكلفة المشتريات التقديرية لكل نوع من المواد ، ويتم ذلك بضرب وحدات المواد المطلوب شراؤها في سعر الوحدة المتوقع . وبعد أن يتم تحديد تكلفة مشتريات كل نوع من المواد تجمع هذة التكاليف لتحديد تكلفة المشتريات الكلية في الفترة القادمة .
وتحتسب موازنة المشتريات كما يلى :
موازنة المشتريات من المواد = موازنة الاحتياجات من المواد + مخزون المواد المستهدف في نهاية الفترة
- مخزون المواد المنتظر وجودة في بداية الفترة
حالة توضيحية (2):
في ضـوء دراسات السوق والمسح السوقي واستخدام أسلوب السلاسل الزمنية أعدت منشأة عبد الوهاب موازنـة المبيعات عن الأشهر الثلاثـة القادمة حيث قـدرت أنها ستستطيع بيع 42000 وحدة من المنتج التام خلال هذه الفترة .
وفيما يلي بيانات عن حجم مخزون أول المدة وكذلك المخزون المستهدف في نهايتها :
المخزون المنتظر المخزون المستهدف
في بداية الفترة في نهاية الفتـرة
_____________
إنتاج تام 22.000 وحدة 24.000 وحدة
مواد خام 100.000 طن 110.000 طن
علماً بأن وحدة المنتج تتطلب 3 طن من المادة الخام .
المطلوب إعداد :
1 - موازنة الانتاج .
2 - موازنة الاحتياجات من المواد .
3 - موازنة المشتريات من المواد .
موازنة الأجـور :
توضع موازنة الأجور على أساس موازنة الانتاج ..... وهى تتضمن تحويل الوحدات المطلوب إنتاجها إلى تقديرات للاحتياجات الضرورية من الأجور المباشرة . ويحتاج وضع موازنة الأجور إلى معرفة الوحدات المتوقع انتاجها - المبينة في موازنة الانتاج - ومعايير العمل أو تقديرات العمل التى بواسطتها يمكن تحويل وحدات الانتاج إلى الاحتياجات من القوى العاملة .
فاذا كان المنتج يتم إنتاجة بغرض تخزينة لمواجهة طلبات لعملاء فإن مواصفات المنتج وخطوات إنتاجة تحدد الوقت القياسى اللازم لاتمام الوحدة من المنتج النهائى .
أما إذا كان المنتج يتم إنتاجة حسب طلبات العملاء ، فانة يجب إعداد قائمة باحتياجات العمل التقديرية . وإذا ما تم تحديد وإعتماد الاحتياجات من العمل فإن الخطوة التالية هى ترجمة ساعات العمل إلى تكلفة العمل التقديرية .. ويتم ذلك باستخدام معدلات أجور العمال المعيارية أو التقديرية .
وتتمثل أغراض إعداد موازنة الأجور في الآتى :
1 - تحديد عدد ونوع العمال اللازمين اثناء فترة الموازنة والوقت الذى سوف تحتاج فية أقسام الانتاج إلى هؤلاء العمال .
2 - تقديرات تكاليف العمالة اللازمة لتنفيذ برنامج الانتاج .
3 - إمداد الادارة بالبيانات اللازمة لإحكام الرقابة على تكاليف العمالة .
4 - تحديد الاحتياجات التقديرية اللازمة للوفاء بالأجور وأوقات صرف هذة الأجور أثناء فترة الموازنة.
وقد تشتمل الموازنة على تكلفة العمل المباشر وتكلفة العمل غير المباشر . فبالنسبة لتكلفة العمل المباشر يمكن تمييزها وربطها بالوحدات المنتجة ، بينما تشتمل تكلفة العمل غير المباشرة على أجور العمال غير المباشرين القائمين بتنفيذ أعمال معينة مثل الصيانة ومناولة المواد والاستلام بغرض مساعدة عمال الانتاج . وقد جرت العادة في كثير من المنشآت على إدراج العمل غير المباشر ضمن المصروفات الصناعية .
ويقع على عاتق إدارة الانتاج إعداد موازنة الأجور وذلك بمساعدة قسم الهندسة الصناعية وقسم التكاليف . وبصفة عامة ، فان قسم الهندسة الصناعية يمد الأقسام الانتاجية بمقاييس أو بمعايير وقت العمل اللازم للمنتجات أو العمليات الصناعية . بينما يقوم قسم التكاليف بإمداد الأقسام الانتاجية بمعدلات الأجور المعيارية أو التقديرية . وبعد إعداد الموازنة بواسطة الاقسام الانتاجية تقدم إلى مدير الموازنة لمراجعتها وعرضها على لجنة الموازنة والحصول على إعتماد الادارة العليا.
وتساعد موازنة الأجور قسم الأفراد في تحديد عدد ونوع العمال اللازمين لتنفيذ برنامج الانتاج . ويلاحظ أن جداول تشغيل الانتاج تتغير مع تغيير المواسم أو الفصول أو الأحوال الاقتصادية .. وهذا يعنى تغيير الاحتياجات من القوى العاملة أيضاً . ويجب أخذ هذة التغيرات أو التقلبات في الحسبان حتى يحسن استخدام العمال في الفترات التى يقل فيها حجم الانتاج .
موازنة المصروفات الصناعية :
تشتمل المصروفات الصناعية غير المباشرة على كل عناصر التكاليف التى لا يمكن تحميلها مباشرة للوحدات المنتجة .. وعلى ذلك فهى تتضمن كل بنود تكاليف الانتاج التى لا يمكن اعتبارها تكلفة مواد مباشرة . أو تكلفة عمل مباشرة . ويجب أن ترتبط موازنة المصروفات الصناعية غير المباشرة بموازنات المصروفات الأخرى والايرادات عند عمل برنامج كامل للموازنات .
وعند إعداد موازنة المصروفات الصناعية تنشأ صعوبة ناتجة عن أنة يتم تقدير عنصرين يتغيران في نفس الوقت وهما قيمة بنود المصروفات الصناعية (مواد غير مباشرة ، عمل غير مباشر ، كهرباء للانارة ، قوى محركة ، صيانة ، إستهلاك ، الخ) وكذلك حجم الانتاج الذى توزع على أساسة التكاليف التقديرية على الوحدات المنتجة .
ويعترض إعداد موازنة المصروفات الصناعية عدة مشكلات يسببها اختلاف طبيعة العناصر المكونة للمصروفات الصناعية بمقارنتها بعناصر التكلفة المباشرة .
ومن بين أهم هذة المشكلات ما يلى :
1 - تختلف المصروفات غيــر المباشرة عــن التكاليف المباشرة من حيث تغيرها مع حجم الانتاج ، فبينما تميل التكاليف المباشرة الى التغير كلية تبعا للتغير في حجم الانتاج أو النشاط ، فان المصروفات الصناعية غير المباشرة تشتمل على عناصر ثابتة ومتغيرة وأخرى شبة متغيرة. ومن هنا فان مشاكل التغيير في التبويب تعتبر أساسية في إعداد موازنة المصروفات الصناعية .
2 - إن المظهر الثانى المميز للمصروفات الصناعية هو الطبيعة المتغيرة للعناصر فيما يتعلق بالتبويب المحاسبى . فبينما تنسب تكلفة المواد المباشرة وتكلفة العمل المباشر على التوالى فقط إلى المواد والعمل إلا أن المصروفات الصناعية غير المباشرة تشتمل على المواد والعمل والاهلاك والتأمين والايجار وما إلى ذلك .
3 - تختلف عناصر المصروفات الصناعية غير المباشرة عن التكاليف المباشرة من حيث موقع حدوثها . فالتكاليف المباشرة بطبيعتها من السهولة تخصيصها على الأقسام لأغراض الرقابة . أما المصروفات الصناعية فهى تنفق عادة في مواقع كثيرة داخل المنشأة ويسبب توزيعها على أقسام أو تحميلها على المنتجات مشكلة خطيرة تتركز حول كيفية إحكام الرقابة عليها .
وتتمثل أغراض إعداد موازنة المصروفات الصناعية فيما يلى :
1 - تقدير المصروفات الصناعية غير المباشرة في فترة الموازنة .
2 - إمداد الادارة بالبيانات اللازمة لاحكام الرقابة على المصروفات الصناعية غير المباشرة .
3 - إمداد الادارة بالبيانات اللازمة لحساب معدلات تحميل المصروفات الصناعية .
4 - إمداد الادارة بأساس تحديد الاحتياجات النقدية والوقت اللازم للمدفوعات النقدية عن المصروفات في فترة الموازنة .
ويستلزم تقدير المصروفات الصناعية القيام بتحليل وتبويب المصروفات حسب علاقتها بحجم الانتاج أو النشاط .. ذلك لأن الادارة لا يمكنها أن تتخذ قرارات سليمة إلا إذا قامت بتحليل المصروفات إلى عناصر ثابتة وأخرى متغيرة . وتنقسم المصروفات الصناعية حسب درجة تغيرها نتيجة لتغير حجم النشاط أو الانتاج إلى ثلاثة مجموعات وهى :
أ - مصروفات متغيرة .
ب- مصروفات شبة متغيرة .
جـ- مصروفات ثابتة .
ويعترض إعداد موازنة المصروفات الثابتة بعض الصعاب التى تتلخص في الآتى :
1 - تنتج التكاليف الثابتة عن التزامات تمتد غالبيتها إلى ما بعد فترة الموازنة .. وعلى ذلك يجب تخصيص التكاليف المتعلقة بكل فترة على حدة .
2 - يجب على الادارة أن تقرر ما يخص الفترة من التكاليف الثابتة وما يجب أن يتحمل بة انتاج تلك الفترة .
3 - تقع مسئولية تحديد ومراقبة التكاليف الثابتة في العادة على الادارة العليا ومدير الانتاج ، بينما تقع مسئولية تحديد ومراقبة التكاليف المتغيرة عادة على الأشخاص القائمين بالتنفيذ.
4 - يمكن فرض رقابة محكمة على المصروفات الثابتة عند الارتباط بها في حين تتصف المصروفات المتغيرة بالمرونة .
ويتضمن المفهوم العادى للتكاليف المتغيرة أنها تتغير مع التغيرات في حجم النشاط .. إلا أنة يوجة لهذا المفهوم الانتقادات التالية :
1 - إن كثيرا من العناصر المعروفة بثباتها يمكن أن تتغير .
2 - إن الاتجاة السائد هو افتراض وجود علاقة مباشرة بين قيمة المصروفات المتغيرة وحجم الانتاج أو مستوى النشاط ، غير أن الوقع العملى قد يبين عدم سلامة هذا الافتراض . وعلى سبيل المثال فان تكلفة العمل غير المباشر ليست بالضرورة مرتبطة بحجم الانتاج ، فعندما يكون حجم الأعمال قليلا فان الادارة لا تقوم بالضرورة بتنحية العمال غير المباشريـــن (عمال الخدمات) ولكنها تسند اليهم بعض الأعمال الأخرى ، والنتيجة النهائية لذلك هو أن نوع المصروفات قد يتغير بالرغم من أن التكلفة الكلية تظل ثابتة كما كانت قبل حدوث التغير في حجم الانتاج .
وبالاضافة الى التكاليف الثابتة والمتغيرة توجد التكاليف شبة المتغيرة . وتسبب هذة العناصر بعض الصعاب عند إعداد موازنة المصروفات الصناعية وفي الرقابة عليها حيث أن جزءا منها ثابت والجزء الآخر متغير ، بالاضافة إلى أنها قد تتغير بدرجات متفاوتة تبعا للتغير في حجم النشاط . وللتغلب على هذة الصعوبة فانة يمكن تقسيم المصروفات شبة المتغيرة إلى شقين مع ضم الشق المتغير على العناصر المتغيرة الأخرى والشق الثابت على العناصر الثابتة الأخرى .
ولكى يسهل على المنشأة تقدير ورقابة المصروفات الصناعية غير المباشرة يجب تجميع التكاليف على أساس وحـدات أو مراكز المسئولية وذلك حتى تحدد مسئولية حدوث التكلفة. ويحاسب الشخص المسئول عن أى زيادة أو تخفيض في المصروفات عما تم تقديرة مقدما . ويجب أن تقسم المنشأة إلى وحدات صغيرة بحيث تكون كل وحدة تحت مسئولية شخص معين حتى يمكن الرقابة على التكاليف علـى أساس سليم . وتسمى هذة الوحدات بمراكز المسئولية أو مراكز التكلفة ويجب أن يراعى بقدر الامكان أن تمثل هذة المراكز أقساما طبيعية للمنشأة حتى يمكن تحديد تكلفة عملية معينة وحتى يمكن تحميل هذة التكلفة على المنتج .
ويمكننا تعريف مراكز التكلفة بأنها عبارة عن وحدات أو وظائف متجانسة في الوحدة الاقتصادية من وجهة نظر محاسبة التكاليف .. بمعنى أن كل مركز تكلفة يختص بنوع محدد من العمليات أو الوظائف أو الأنشطة . ويعتبر مركز التكلفة كما لو كان وحدة منفصلة تماما عن باقى المراكز الأخرى وذلك لغرض تجميع تكاليف التشغيل المتعلقة بة .
وقبل تقسيم المنشأة إلى مراكز تكلفة يجب إجراء دراسة دقيقة لتخطيط المصنع . ويجب أن يراعى ان يكون كل مركز تكلفة تحت مسئولية شخص مسئول . وبعد القيام بعمل الفحص والدراسة الدقيقة لتخطيط المصنع ولعملياتة الانتاجية فانة يجب إعداد خريطة تنظيمية توضح خطوط السلطة والمسئولية .
ويمكن تقسيم مراكز التكلفة إلى مراكز انتاجية ومراكز خدمات . فمركز تكلفة الانتاج عبارة عن دائرة نشاط معينة يجرى فيها نوع من العمليات على المنتجات ، وقد يضم مركز التكلفة عاملا واحدا أو مجموعة من العمال القائمين بنفس نوع العمل .
ومن جهة اخرى فان مراكز الخدمات هى عبارة عن وظائف متخصصة تمارس أوجة نشاط معينة مثل اصلاح وصيانة الآلات ، وصيانة المبانى ، القوى المحركة ، الخ .. التى تساعد المراكز الانتاجية على القيام بأعبائها .
إن الغرض من إعداد تقديرات المصروفات الصناعية على أساس مراكز التكلفة هو تحديد الشخص المسئول عن الصرف حتى تسهل المحاسبة عن الانحرافات عن الخطة الموضوعة
ولاعداد موازنة للمصروفات الصناعية لكل مركز تكلفة يجب تقسيم التكاليف الى تكاليف خاصة بالمركز وتكاليف عامة أو مشتركة . وتعتبر المصروفات الخاصة بمركز التكلفة هى كــل العناصر التى يمكن اعتبارها من مسئولية مركز التكلفة .. أى أنها عبارة عن المصروفات التى تصرفها المنشأة لصالح مركز تكلفة معين . ومن جهة اخرى فان المصروفات العامة لا تصرف لصالح مركز تكلفة معين ولكن لصالح المنشأة بوجة عام أو لصالح عدة مراكز تكلفة .. ومن أمثلة هذة المصروفات مصروفات الانارة والمياة واستهلاك المبانى وما الى ذلك .
وتوزع المصروفات العامة على مراكز التكلفة أو أقسام المنشأة باستخدام بعض أسس التوزيع مثل المساحة ...... الخ . وإن كان مؤيدو محاسبة المسئولية يقررون أن مثل هذة الأعباء تقريبية وعلى ذلك فان توزيع المصروفات العامة سوف لا يساعد الشخص المسئول عن مركز تكلفة معين على اتخاذ قرارات سليمة فيما يتعلق بالعمليات والمنتجات الواقعة تحت رقابته.
موازنة المصروفات البيعية :
تتضمن مصاريف البيع والتوزيع كل التكاليف المتعلقة بالحصول على أوامر البيع وتنفيذها . وعادة يتم وضع موازنة المبيعات وموازنة مصروفات البيع والتوزيع في وقت واحد حيث أن كليهما يعتمد في وضعة على الآخر . وتستلزم الطبيعة الخاصة لمصاريف البيع والتوزيع عمل تحليل ومقارنات باستمرار لمجهودات البيع وانجازاتها وذلك للعمل على تحقيق الأرباح المرغوبة .
ويوجد جانبان رئيسيان عند إعداد موازنة المصروفات البيعية وهما :
1 - التخطيط والتنسيق .. عند وضع الخطة العامة للتشغيل - كما هو معبر عنها في الموازنة التخطيطية الشاملة - حيث يلزم تحقيق توازن بين مجهودات المبيعات (مصروفات) ونتائج المبيعات (ايرادات). ويعتبر هـذا التوازن نتيجة لسلسلة من القرارات البديلة المتعلقة ببرنامج المبيعات التقديرية . يجب أن يكون برنامج الاعلان وتكاليف التوزيع الأخرى متمشية مع حجم المبيعات المنتظرة .
2 - الرقابة على تكاليف التوزيع .. حيث من الضرورى توجية جهود فعالة للرقابة على تكاليف التوزيع نظرا لأن :
أ - تكاليف التوزيع غالبا ما تكون نسبة كبيرة من التكاليف الكلية .
ب- لا يعطى كل من الادارة ورجال البيع تكاليف التوزيع الاهتمام الكافي . وتشتمل الرقابة على تكاليف التوزيع على نفس مبادىء الرقابة المتبعة بالنسبة للمصروفات الصناعية . والرقابة يجب أن تبنى على أساسين وهما :
* المسئولية الوظيفية .
* معايير أو مقاييس التكلفة .
ولاعداد موازنة لمصاريف البيع والتوزيع فان من الضرورى تجميع هذة التكاليف على أساس الأنشطة الوظيفية ويكلف رؤساء أقسام الوظائف المتصلة ببيع وتوزيع المنتجات بوضع موازنات لفترة الموازنة القادمة . وكثير من هذة التكاليف مثل التأمين والايجار والاهلاك تعتمد على السياسة التى أعدتها الادارة . وبعد أن تنتهى كل الأقسام من إعداد موازناتها فان الخطوة التالية هى ربط موازنات مصروفات الأقسام وذلك لغرض وضع موازنة لمصروفات إدارة البيع والتوزيع .
ومن وجة نظر الرقابة فانة من الضرورى بالاضافة الى تجميع مصروفات البيع والتوزيع على أساس الأنشطة الوظيفية أن يتم تبويبها علـى أساس العناصر الثابتة والمغيرة .
وللرقابة على مصروفات البيع والتوزيع جانبان هما :
أ - جعل مصاريف البيع والتوزيع في حدود الموازنة .
ب- قياس كفاءة أوجة النشاط المتعلقة بالبيع والتوزيع .
وتتحقـق الرقابة عن طريق تقارير دورية وفعالة عن العملية التسويقية ومصروفاتها ، ويجب تحليل الاختلافات بين المصروفات الفعلية والمصروفات التقديرية حتى يتم اتخاذ الاجراءات التصحيحية اللازمة .
موازنة المصروفات الادارية والعمومية :
تشتمل المصروفات الادارية والعمومية على بنود المصروفات التى تتكبدها المنشأة في توجية وإدارة النشاط بصفة عامة. وتختلف المفردات التى تندرج ضمن المصروفات الادارية تبعا لطبيعة نشاط المنشأة ، ولكنها تشمل عادة عدة مفردات مثل رواتب المديرين ومصاريف التليفون والتلغراف ومصاريف الانتقال والتبرعات وما إلى ذلك . وتتأثر معظم المصروفات الادارية بالسياسات والقرارات الادارية .
ولغرض إحكام الرقابة عليها ، فانة من الضرورى تبويب المصروفات الادارية والعمومية على أساس المسئولية الادارية ، وبالأضافة الى ذلك فان من المرغوب فية ربط المصروفات الادارية - كلما أمكن ذلك- بالتغير في مستوى النشاط وتبويبها تبعا لذلك إلى عناصر ثابتة وأخرى متغيرة .
ويعترض إعداد موازنة للمصروفات الادارية والعمومية بعض الصعاب أهمها ما يلى :
1 - أن بعض المفردات أو البنود قد تعتبر مصروفات إدارية في وقت ما ، بينما تعتبر مصروفات إنتاجية في وقت آخر .
2 - صعوبة تحديد مسئولية تحمل بعض المصروفات مثل التبرعات أو مصاريف الترفية .
ولتحقيق الرقابة فانة من الضرورى أن يكون كل مصروف تحت رقابة شخص مسئول . وهذا يقتضى أن يعـد رئيس كل قسم مسئول موازنة المصروفات الادارية لقسمة . ويقوم هؤلاء المسئولين بتقدير المصروفـات الادارية على أساس الخبرة السابقة بعد تعديلها طبقا للتغيرات في السياسات والقرارات الادارية والتغيرات في الأحوال الاقتصادية العامة . ويعتبر هذا في الواقع إجراءاً سليماً حيث أن معظم المصروفات الادارية هى عناصر ثابتة .
وبعد اتمام وضع موازنة المصروفات الادارية والعمومية للأقسام ، فان الخطوة التالية تتمثل في ربط موازنات مصروفات الأقسام بغرض الوصول الى موازنة للمصروفات الادارية للشركة كلها .
موازنة مصروفات الابحاث :
تعرف الأبحاث الصناعية بأنها البحث عن معلومات جديدة عن طريق إجراء التجارب العلمية والعملية بغرض تحسين وتطوير المنتجات والمواد والعمليات والعدد والآلات المستخدمة .
ويوجد نوعان رئيسيان من الأبحاث هما :
1 - الآبحاث النظرية البحتة .. وهى التى تهدف الى التوصل الى معلومات بغرض الكشف عن شىء غير معلوم ، ولا ينتظر أن تجنى منة المنشأة أى عائد فورى .
2 - الأبحاث التطبيقية .. وهى التى تجرى لغرض إيجاد حلول للمشاكل الصناعية القائمة .
وتقوم المنشآت الصناعية باجراء الأبحاث الصناعية لعدة أسباب منها :
1 - استحداث منتجات جديدة .. وذلك لغرض التوسع في الأسواق الحالية وفتح أسواق جديدة .
2 - تحسين المنتجات القائمة حتى تستطيع المنشأة أن تتنافس مع المنشآت الأخرى التى تعمل في نفس الصناعة .
3 - تطوير العمليات الصناعية .. وذلك للعمل على تصنيع المنتجات بطريقة أسهل مما يؤدى بدورة الى إنخفاض تكلفة الانتاج .
وتأتى مقترحات مشاريع الأبحاث من اعضاء الادارات التنفيذية أو من العملاء . ويتم عادة اختيار المشاريع على أساس عائد الاستثمار للمشروعات الفردية وعلى أساس قدرة الشركة على تمويل هذة المشروعات .
وترجع صعوبة تقدير مصروفات الأبحاث إلى إختلاف طبيعة المشاريع التى نفذت في الماضى عن تلك التى ستنفذ في المستقبل بالاضافة الى عدم القدرة على التنبؤ بالمصروفات والانجازات (النتائج). ونتيجة لهذة الظروف فان معايير الآداء المستخدمة في تقييم برامج الأبحاث يصعب أن تكون دقيقة وتفصيلية ومن ثم يجب إعدادها في صورة إجمالية .
ويعتبر أسلوب التخصيص المستخدم في اعداد الموازنة الثابتة من أكثر الأساليب قبولا في تقدير مصروفات الأبحاث حيث أن مرتبات الباحثين تكون نسبة كبيرة من المبالغ الاجمالية المخصصة لبرامج الأبحاث .
ومن أهم المبادىء الرئيسة في تقدير مصروفات الأبحاث أن البنود التفصيلية لتكاليف مشروعات الأبحاث لا يمكن تقديرها بدرجة كبيرة من الدقة .. وعلى ذلك فليس من المستبعد أن نجد الادارة تخصص نفقات الأبحاث في صورة مبالغ إجمالية .. ونتيجة لذلك فانة يجب أن يعطى مدير إدارة الأبحاث حرية التصرف والمرونة في تخصيص وانفاق الأموال المخصصة للأبحاث .
ويتم تحديد النفقات المخصصة للأبحاث باستخدام أحد الأسس التالية :
1 - نسبة من قيمة المبيعات المنتظرة .
2 - نسبة من قيمة الأرباح المتوقعة .
3 - قدرة المنشأة على تمويل مشروعات الأبحاث .
4 - تحليل المركز التنافسى .
وتتضمن الرقابة على مصروفات الأبحاث ما يلى :
1 - التأكد من أن المصروفات الفعلية في نطاق الحدود الموضوعة بالموازنة .
2 - التأكد من أن الباحثين والامكانيات المتاحة تستخدم في المشروعات المحددة لها ومع محاولة قياس النتائج من وراء القيام بهذة الأبحاث .
الموازنات التشغيلية في المنشآت الأخرى غير الصناعية (التجارية ، الخدمية ، البنوك):
تناولنا في الجزئين الرابع والخامس الموازنات التشغيلية في المنشآت الصناعية ، ومع هذا فان الموازنات التشغلية في المنشآت الأخرى غير الصناعية لا تختلف كثيرا عنها في المنشآت الصناعية.
ففي المنشآت التجارية يتم اعداد الموازنات التشغيلية تماما كما في المنشآت الصناعية ، ومع إختلاف واحد أن موازنة الانتاج في المنشآت الصناعية يحل محلها موازنة المشتريات من البضاعة الجاهزة ، ثم يبقى باقى هيكل الموازنات التشغيلية في المنشآت التجارية بعد ذلك كما في المنشآت الصناعية تماما دون إختلاف ، وإن إختلفت الأهمية النسبية لعناصر هذا الهيكل في المنشآت التجارية عنة في المنشآت الصناعية ، كأن تزيد التكاليف البيعية والتسويقية في المنشآت التجارية عنها في المنشآت الصناعية مثلا . أما في المنشآت الخدمية
فنجد أن الموازنات التشغيلية لها تختفي منها موازنات المخزون السلعى والأنتاج التام ، ذلك لأن المنشآت الخدمية ليس لديها مخزون إنتاج فالخدمات لا تخزن ، فالخدمة تصرف لحظة أدائها بمعنى انة ليس هناك فارق زمنى بين أنتاج أو أداء الخدمة وتصريفها ، وبالتالى يكون التركيز في موازنات المنشآت الخدمية على الايرادات وتكاليف أداء الخدمة . أما في البنـوك فيتركز الاختلاف الأساسى بينها وبين الموازنات التشغيلية للمنشآت الصناعية أنة بدلا من موازنـة المبيعات يكون هناك موازنات الاقراض بأشكالة المختلفة والاستثمار وبدلا من موازنة الأنتاج يكون هناك موازنات ودائع العملاء والحسابات الجارية الدائنة ... الخ .
حالة توضيحية (2):
تنتج شركة " الاسراء " الصناعية نوعين من المنتجات (أ ، ب)، والشركة وهى على أعتاب العام المالى 1993م بصدد تحضير الموازنات التقديرية الخاصة بها . هذا وقد أمكن الحصول على بعض المعلومات المتمثلة في بعض التوقعات للعام القادم بالأضافة إلى معايير التكلفة المحددة مقدما ، وذلك على النحو التالى :
1 - معلومات متوقعة عن الأنتاج التام : المنتـــج أ المنتــج ب
المبيعات المتوقعة 5000 وحدة 1000 وحدة
مستوى المخزون المرغوب في آخر العام 1100 وخدة 150 وحدة
مخزون أول الفترة 100 وحدة 150 وحدة
3 - احتياجات الوحدة التامة :
معايير مواد خام محلية 6 وحدات 6 وحدات
معايير مواد خام مستوردة 3 وحدات 4 وحدات
ساعات العمل المباشرة المعيارية 7 ساعات للوحدة 10 ساعات للوحدة
التكاليف المعيارية :
مواد خام مباشرة : مواد خام محلية 2ر1 ريال / للوحدة
مواد خام مستوردة 6ر2 ريال / للوحدة
العمل المباشر : المعدل المعيارى 2ر1 ريال / ساعة عمل مباشرة
التكاليف غير المباشرة : تحمل على أساس ساعات العمل المباشرة
3 - بيانات مخزون المواد الخام : مواد خام محلية مواد خام مستوردة
مخزون أول الفترة 3000 4000
المخزون المرغوب في آخر الفترة 4000 1000
4 - بيانات التكاليف الصناعية المباشرة (طبقا لمستوى النشاط المتوقع (
مواد غير مباشرة 15600
أجور غير مباشرة 31200
مزايا أضافية للعمال 15600
أجور مشرفين (الجزء المتغير) 5200
أجور مشرفين (الجزء الثابت) 450
الصيانة (الجزء المتغير) 10400
الصيانة (الجزء الثابت) 2700
الاستهلاك 12600
الضرائب العقارية 1800
تأمين المبانى 300
إدارة المصانع والاشراف 9000
------- 104850
5 - بيانات النفقات التسويقية والإدارية :
عمولة مبيعات 4500
مصروفات تغليف للوحدات المباعة 1500
مرتبات رجال البيع 9000
إيجارات معارض 6000
ادوات ومهمات 15000
مرتبات الادارة العليا 120000
مصروفات متنوعة 30000
مرتبات موظفي الادارة العامة 90000
------- 286000
والمطلــــوب :
1 - إعداد موازنة كمية الأنتاج التام .
2 - إعداد موازنة المشتريات من المواد الخام للعام .
3 - إعداد موازنة المواد الخام المستخدمة للعام .
4 - إعداد موازنة الأجور المباشرة للعام .
5 - إعداد موازنة المصاريف الصناعية غير المباشرة للعام .
6 - إعداد موازنة المصاريف البيعية والتسويقية .
7 - إعداد موازنة المصاريف الادارية والعمومية .
حالة تدريبية إضافية
تقوم إحدى شركات صناعة الأسمنت بانتاج وبيع منتجين مختلفين ( أ ، ب ) 0 وخلال شهر يوليو 1997م تم إعداد وجمع المعلومات التالية بغرض إعداد موازنات السنة المالية التالية 1998م :-
1 - البيانات التقديرية لعام 1998م
المخزون المنتظر المخزون المستهدف
المنتج الوحدات المتوقع بيعها سعر البيع في 31/12/1997م في 31/12/1998م
أ 120000 35 40000 50000
ب 80000 50 16000 18000
2 - بيانات الاحتياجات من المواد المباشرة 1998م
لإنتاج وحدة واحدة من المنتج (أ) و (ب) فانه يلزم المواد المباشرة التالية :-
المـــواد عدد الوحدات اللازمة المنتج ( أ ) المنتج ( ب )
مادة (101) 2 كيلو 8 10
مادة (102) 2 كيلو 4 6
مادة (103) 2 وحدة 2
وإليك بيانات المواد المباشرة التقديرية لعام 1998م :-
سعــر الشراء المخزون المنتظر المخزون المستهدف
المـــواد المتوقع للوحدة في 31/12/1997م في 31/12/1998م
مادة (101) 4 64000 كيلو 72000 كيلو
مادة (102) 5ر2 58000 كيلو 64000 كيلو
مادة (103) 5ر1 12000 وحدة 14000 وحدة
3 - البيانات التقديرية للأجور المباشرة والتكاليف الصناعية غير المباشرة
تحتاج وحدة المنتج (أ) الى ساعتي عمل مباشر ومعدل أجر الساعة 6 ريال 0
تحتاج وحدة المنتج (ب) الى 3 ساعات عمل مباشر ومعدل أجر الساعة 8 ريال 0
ويتم تحميل التكاليف الصناعية غير المباشرة على أساس 2 ريال لكل ساعة عمل مباشر 0
المطلوب :-
1) إعداد الموازنات التشغيلية لعام 1998م في ضوء البيانات المتاحة 0
2) تصوير نموذج التفاعل الداخلي لمكونات هذه الموازنة 0
3) توضيح الدور التنسيقي للموازنة في ضوء ما توصلت إليه من نتائج 0
ردحذفبرنامج محاسبة
برنامج حسابات
برنامج محاسبة للمحلات
برنامج مخازن
برنامج مبيعات
برنامج حسابات
ردحذفبرنامج محاسبة للمحلات
برنامج مخازن
برنامج محاسبة
برنامج المبيعات
برنامج حسابات
برنامج محاسبة
dexef