الجزء الثانى
إعداد الموازنة التشغيلية
الأهـــداف:
§ ايضاح أهمية التنبؤ عند إعداد الموازنات .
§ شرح أهداف موازنات المبيعات والانتاج ومكوناتها .
المذكرات الموجودة فى ملف المشاركين :
§ التنبؤ
§ علاقة المبيعات بالتنبؤات الاقتصادية
§ الموازنات التشغيلية :
w موازنة المبيعات
w تخطيط مستويات الطاقة الانتاجية
w موازنة الانتاج
§ حالات توضيحية
التنبؤ
تبنى الموازنات التشغيلية على التنبؤات ، والتنبؤ يعنى التوقع ، والغرض منة هو حساب وتوقع أحداث أو ظروف مستقبلية أو هو "خدمة غرضها توفير أفضل أساس متاح لتوقعات الادارة بالنسبة للمستقبل وكذلك مساعدة الادارة على فهم وتقييم بدائل طرق العمل المختلفة" 0 وقد لا تتحقق التنبؤات أحيانا ، إلا أنها الاداة الوحيدة التى تساعد الادارة فى وضع تصور للافتراضات والأولويات التى ستبنى عليها موازناتها 0
وبإيجاز ، فإن التنبؤ يعد أداة الإدارة الضرورية ، فلا يوجد مدير يمكنة الاستمرار والبقاء بغير وجود الأهداف، والإستراتيجيات ، والخطط الفعالة 0 والتنبؤ هو الذى يزود المدير بالإفتراضات والأولويات التى يبنى عليها الأهداف والإستراتيجيات ، والخطط والموازنات0
علاقة المبيعات بالتنبؤات الاقتصادية
بمجرد إعداد التنبؤ الاقتصادى ، يصبح فى مقدورنا أن نتنبأ بعائد المنشأة المتوقع (حيث يمكن التنبؤ بمبيعات الشركـة). وهناك العديد من الطرق لإعداد التنبؤات بالمبيعات، سيتم تناولها بالتفصيل0
ضرورة التنبؤ بالمبيعات
هناك سببان رئيسيان يجعلان التنبؤ بالمبيعات أمرا ضروريا 0 السبب الأول هو أن وجود المنشأة على المدى الطويل يعتمد على وجود طلب مستمر على سلعها أو خدماتها ، أما السبب الثانى لضرورة التنبؤ بالمبيعات ، هو أن جميع التنبؤات الأخرى إنما تبنى على أساس التنبؤ بالمبيعات .
وتبدأ المنشأة فى التنبؤ بمبيعاتها عن فترة مقبلة بدارسة الظروف البيئية والأحوال الأقتصادية والأوضاع التنافسية المنتظر أن تسود وتؤثر فى مبيعاتها فى تلك الفترة 0 ويتوقف نطاق البحث فى هذة المجالات ومقدار الجهد المبذول فيها على حجم المنشأة بالنسبة لحجم الصناعة أو السوق وطبيعة السوق أو الخدمات التى تقدمها ومدى تعدد المتغيرات البيئية والاقتصادية الأخرى المؤثرة فى مبيعاتها 0 وفى صدد ذلك هناك العديد من العوامل التى تتطلب الدراسة للوصول الى التنبؤ بالمبيعات مثل :
1 - حجم المبيعات فى الماضى .
2 - الظروف العامة الاقتصادية والصناعية .
3 - علاقة المبيعات بالمؤشرات الإقتصادية كالناتج الوطنى الأجمالى ، والدخل الفردى والعمالة والأسعار والأنتاج الصناعى .
4 - ربحية المنتج النسبية .
5 - دراسات بحوث السوق .
6 - سياسات التسعير .
7 - الإعلان وعوامل الترويج الأخرى .
8 - المنافسة .
9 - التغيرات الموسمية .
10- الطاقة الانتاجية .
11- الاتجاة العام للمبيعات .
فمن الجدير بالذكر القول بأن مبيعات المنشأة تتأثر بالعديد من العوامل والمتغيرات التى قد تخضع لسيطرتها وتنتج عن سياستها واتجاهاتها أو التى قد تخرج عن نطاق قدرتها على التحكم فيها 0 فيتأثر - حجم المبيعات بانتقاء المنشأة لأسواقها ومنافذ التوزيع ، وسياستها السعرية والاعلانية والاعلامية عن أوجة نشاطها ومنتجاتها ، وباختيارها للتصميمات الملائمة لمنتجاتها والخدمـات التى تؤديها لعملائها ، والابتكار والتجديد فى سياساتها ومنتجاتها . وتعتبر كل هذة العوامل والمتغيرات من المؤثرات الهامة والتى تخضع لسيطرة المنشأة وتتأثر بكفاءة ادارتها فى اتخاذ القرارات الملائمة بصددها . كما تتأثر المبيعات بالأوضاع الاقتصادية والاجتماعية العامة ، وبالتغيرات فى أذواق المستهلكين وفى دخولهم ، وبالتغيرات الموسمية وغيرها من العوامل التى لا تخضع لسيطرة المنشأة ولا تستطيع التحكم فيها 0
ويبدأ التنبؤ بالمبيعات بدراسة كل من المجموعتين من العوامل والمتغيرات وتحديد تأثير كل منهما على حجم وقيمة المبيعات المتوقعة فى الفترة أو الفترات المقبلة . وتختلف أهداف دراسة كـــل من المجموعتين ، حيث أن الأولى يمكن للوحدة التأثير فيها عن طريق القرارات والأفعال التى تتخذ خلال الفترة المستقبلية ، فى حين أن الثانية تعد من المعطيات التلقائية 0
فدراسة الأولى يفيد الأدارة فى اتخاذ القرارات الملائمة فى شأنها بما يحقق أهدافها المرتبطة بحجم وقيمة المبيعات المنتظرة أو المترتبة عليها 0 أما الثانية فيتم دراستها لتحديد آثارها والاستفادة منها بقدر الامكان وتحديد أو تحييد مفعولها على حجم وقيمة المبيعات 0
الموازنات التشغيلية
تعتبر الموازنات التشغيلية خطة تفصيلية شاملة تعد وتوزع قبل البدء فى عمليات الانتاج لتستخدم كمرشد عند التنفيذ وكمعيار لتقييم الأداء 0
وتستخدم الموازنات التشغيلية فى تحقيق الأغراض التالية :
1 - اجراء تحليل دقيق وشامل للعمليات والامكانيات المتاحة وخطوط المنتجات لاكتشاف مواطن الضعف والاسراف لمعالجتها ومواطن الوفورات لتنميتها 0
2 - تقدير الايرادات التى يمكن الوصول إليها ، وتقدير حدود التكاليف المتوقعة والدخل الذى ينتظر الحصول علية لكل فرع )إدارة أو قسم( من فروع المنشأة 0
3 - إمداد الادارة بأساس سليم لعمل المقارنات بين الأداء الفعلى والخطة الخاصة بكل قسم أو ادارة فيما يتعلق بعناصر الايرادات والتكاليف والدخل 0
وسوف يتم تناول مكونات الموازنات التشغيلية فى المنشآت بالتفصيل كما يلى :
موازنة المبيعات :
تعتبر موازنة المبيعات حجر الزاوية فى وضع الموازنة التشغيلية . وهى تشتمل على المبيعات التقديرية لفترة الموازنة القادمة التى تعتبر المصدر الرئيسى لايرادات المنشأة 0 وتعتبر موازنة المبيعات هى أساسا إعداد موازنة الانتاج والمواد والمشتريات والأجور والمصروفات الصناعية ومصروفات البيع والتوزيع 0 ويلاحظ أن نجاح نظام الموازنات يتوقف إلى حد كبير على مدى الدقة فى التنبؤ بالمبيعات المستقبلية 0
ولكـى تستخدم موازنـة المبيعات كأداة تخطيطية جيدة ولكى تسهل عمل موازنات الانتاج والمصروفات ، فلابد أن تعـد البيانات الخاصة بالمبيعات الشهرية والربـع سنوية ومبيعات كل منطقة من مناطق البيع على حدة.
ويجب إظهار تقديرات المبيعات بالكميات والأسعار كل منها على حده حتى يسهل تحليل الأداء الفعلى لادارة المبيعات 00 فقد يكون الانحراف (الفرق بين المبيعات الفعلية والمبيعات التقديرية) ناتجاً عن اختلاف فى حجم المبيعات أو ناتجا عن فروق فى أسعار البيع ، أما إذا كان تقدير المبيعات عبارة عن مجرد تقدير القيمة الاجمالية للمبيعات فان ذلك يجعل من الصعب على الوحدة الاقتصادية إجراء التحليل اللازم لاتخاذ الاجراء التصحيحى فى الوقت المناسب 0
ويجب أن يسبق وضع موازنة المبيعات تقرير الادارة للسياسات الأساسية المتعلقة بأسعار البيع وطرق التوزيع وعدد مندوبى البيع واستحداث منتجات جديدة وتطوير المنتجات القائمة والمركز التنافسى وما إلى ذلك 0
وتستخدم موازنة المبيعات فى تحقيق الأغراض التالية :
1 - تمد الادارة بأساس تخطيط إنتاج المنتجات والطاقة الانتاجية 0
2 - تبين موازنة المبيعات الايرادات المنتظرة ، كما تبين موازنات المصروفات حدود المصروفات المتوقعة ، ويمثل الفرق بينهما الربح الذى ينتظر الحصول علية 0
3 - تستخدم موازنة المبيعات كهدف لادارة المبيعات 00 فتكون مرشدا لها عند التنفيذ ، وفى نفس الوقت تسخدم كمعيار لتحليل أدائها 0
طرق تقدير المبيعات
إن اعداد موازنة المبيعات يدخل عادة ضمن مسئولية مدير المبيعات بمساعدة مندوبى البيع وقسم بحوث التسويق ، ولكى تكون تقديرات المبيعات وموازنتها معدة على أساس سليم يجب أن يكون هناك تعاون وتفاهم تام بين مدير المبيعات ومدير الموازنة 0 وهناك عدة طرق ومداخل تستخدم فى إعداد تقديرات المبيعات وتنطوى على إستخدام عدد كبير من الوسائل والنماذج والأساليب 0 وقلما يتم الاعتماد على مدخل وحيد بأسلوب فريد فى التنبؤ بمبيعات أى منشأة على أسس علمية ، ولعل من أهم هذة الطرق ما يلى :
1 - طريقة آراء مندوبى البيع 0
2 - طريقة حصة المنشأة من المبيعات الكلية للنشاط النوعى 0
3 - طريقة أغلبية آراء المديرين 0
4 - طريقة معادلة خط الانحدار الاحصائية 0
5 - طريقة السلاسل الزمنية الاحصائية 0
1 - طريقة آراء مندوبى البيع
قد يتم تقدير المبيعات فى كثير من الشركات بواسطة مندوبى البيع 0 وتستند هذة الطريقة الــى الاعتقاد السائد بأن أقرب الأشخاص الى السوق هم اقدرهم على القيام بالتنبؤات الخاصة بالمبيعات حيث أن مندوب البيع يكون لدية دراية وافية بأحوال السوق فى المنطقة التى يعمل فيها.
ويفضل استخدام هذة الطريقة عندما يكون هناك عدد محدود من المنتجات أو عدد قليل من العملاء وفى مثل هذة الأحوال فان مندوبى البيع يكونون دائما على صلة باحتياجات العملاء فى الفترات المقبلة 0 ويكون كل مندوب من مندوبى البيع مسئولا عن تقدير عدد الوحدات التى يتوقع بيعها فى المنطقة التى يعمل فيها خلال فترة الموازنة القادمة 000 ثم تجمع هذة التقديرات وتعدل بواسطة رئيس المبيعات المباشر طبقا للخبرة الماضية حيث أن بعض مندوبى البيع قد يكونون أكثر تفاؤلا أو تشاؤما مما تستوجبة الظروف والأحوال الفعلية كنتيجة لأن بعضهم قد يكونون غير مدركين للأحوال الإقتصادية المتجددة 0 وأحيانا يعدل تقدير كل مندوب بيع باستخدام معامل تصحيح مبنى على أساس الاختلاف بين تقديراتة ومبيعاتة الفعلية التنافسية المتوقعة ومردودات المبيعات وخصم المبيعات ، وأخيرا يقوم مدير المبيعات بربط وجمع تقديرات المناطق بغرض الوصول إلـــى موازنة المبيعات للشركة كلها كوحدة واحدة0
2 - طريقة حصة المنشأة من المبيعات الكلية للنشاط النوعى
فى بعض الحالات يمكن تقدير مبيعات المنشأة بنسبة نشاطها إلى النشاط المتوقع لكل المنشآت المتماثلة0 وتتمثل الخطوة الأولى عند استخدام هذة الطريقة فى إجراء تقدير للمبيعات الكلية للنشاط النوعى الذى تعمل فية المنشآة بناءاً على الاتجاهات والمؤشرات التى تضعها عادة الوزارات المختصة0
وتتمثل الخطوة التالية فى عمل تقدير مبيعات المنشآة على أساس حصة محددة ومعروفة من المبيعات الكلية للنشاط النوعى 0 ويفضل استخدام هذة الطريقة عندما تقوم المنشأة - والمنشآت المماثلة - ببيع منتجات معينة معلن عنها على مستوى الدولة 00 وذلك لأنة فى كثير من الحالات لا تقوم المنافسة بين المنشآت التى تعمل فى نطاق نفس النشاط النوعى ولكنها تقوم بين نشاط نوعى معين وبين باقى الأنشطة النوعية الأخرى 0
3 - طريقة أغلبية آراء المديرين
قد تستخدم بعض المنشآت طريقة اغلبية آراء المديرين فى الوصول الى تقدير للمبيعات المتوقعة اعتمادا على خبرة وقدرة هؤلاء المديرين 0 ويراعى المديرون عند وضع تقديرات المبيعات عدة اعتبارات أهمها مبيعات الفترات السابقة والتغييرات فى سياسة البيع وسياسة استحداث وتطوير المنتجات والظروف والأحوال الاقتصادية المتوقعة ومعدلات وأهداف التوسع المرغوب فى تحقيقها0
ويلاحظ أن ، استخدام هذة الطريقة يمكن من الوصول إلى تقديرات المبيعات بسهولة وعلى وجة السرعة .. إلا أنها تتطلب أن يكون المديرون على دراية تامة بأحوال السوق - ويواجة تطبيق هذة الطريقة صعوبة تقسيم المبيعات التقديرية حسب المنتجات والفترات الزمنية - شهرية وربع سنوية - ومناطق البيع حيث أن تقديرات المبيعات توضع فى صورة إجمالية 0
4 - طريقة معادلة خط الانحدار الاحصائية
قد تكون هناك علاقة قوية بين المبيعات وبين ظاهرة أخرى مثل الزمن أو دخل الأفراد أو ما الى ذلك0 وكلما كان الارتباط قويا بين الظاهرتين كلما انحدرت أو قربت قيم الظاهرتين من خط مستقيم للتعبير عن العلاقة بينهما 0 ومن المتعارف علية - احصائيا - ان يسمى هذا الخط المستقيم بخط الانحدار 0
ويستخدم خط الانحدار فى عملية التنبؤ بالمبيعات حيث أنة إذا علمنا قيمة احــــد المتغيرين (المتغير المستقل) باستخدام بعض البيانات المتوافرة يمكننا استخدام معادلة خط الانحدار للوصول الى تقدير للمتغير الثانى (المتغير التابع).
ويمكننا رسم هذا الخط المستقيم باليد بحيث يمر بأكبر عدد من النقط المعبرة - بيانيا - عن العلاقة بين ظاهرتين ، ولكن هذة الطريقة تكون غير دقيقة بالاضافة الى اختلافها من شخص الى آخر 00 ولذلك يفضل الوصول الى أمثل خط انحدار باستخدام طريقة المربعات الصغرى التى تستخدم فى التوفيق بين خطوط الانحدار 0
وتقوم طريقة المربعات الصغرى على استخدام معادلة جبرية تستخدم لتوفيق خط مستقيم أو منحنى لمجموعة من النقط - التى تعبر عن العلاقة بين ظاهرتين - بحيث يكون مجموع انحرافات النقط عن الخط يساوى صفرا ومجموع مربعات انحرافات النقط عن هذا الخط يكون أقل ما يمكن 0
وبمقتضى هذة المعادلة يمكن تحديد أفضل خط للاتجاة العام والذى يصعب تحديدة بدقة بالطرق البيانية مهما كان الرسم دقيقا 0 فالرسم البيانى يعنى العلاقة بين عاملين او اكثر حيث لا يكون التغير بينها ثابتا دائما وبالتالى فعندما نستخدم الرسم البيانى لمعرفة العلاقة بين هذة المتغيرات فاننا نحصل على منحنى وذلك بالتوصيل بين النقط التى حصلنا عليها من واقع بيانات الرسم . ومن واقع هذا المنحنى لا يمكننا معرفة أو الوصول الى العلاقة بين هذة المتغيرات إلا إذا حصلنا على خط مستقيم والذى يصعب تحديدة كأفضل خط يمثل الاتجاة العام فى هذة الحالة 0 ويتم رسم خط مستقيم يمر بأكبر عدد ممكن من النقاط بينما تقع باقى النقاط على جانبية 0
وتستخدم طريقة المربعات الصغرى معادلة الخط المستقيم التالية والتى تمكننا من تحديد الخط الأمثل للتعبير عن العلاقة بين الظاهرتين :
ص = أ + ب س
حيث :
ص 00 تمثل المتغير التابع
س 00 تمثل المتغير المستقل
أ 00 تمثل الجزء الثابت
ب 00 تمثل ميل الخط
ويمكننا الحصول على قيمة كل من أ ، ب من المعادلتين التاليتين :
المعادلة الأولى :
أ = مج ص - ن مج س
= ص- _ ن س-
حيث :
ص- 00 تمثل المتوسط الحسابى لقيم ص
س- 00 تمثل المتوسط الحسابى لقيم س
المعادلة الثانية :
ن مج س ص _ )مج س) (مج ص (
ب = ------------------
ن مج س ص2 _ )مج س(2
وعند اختيار نقطة تأخذ قيم س التى هى أعلى نقطة الأصل قيما سالبة ، أما التى هى اسفل من نقطة الأصل فتأخذ قيما موجبة ، وبالتالى :
فان مجموع قيم س = صفر أى أن
( مج س) = صفر
) مج س)2 = صفر
وبالتالى تصبح المعادلة كالآتى :
مج س ص
ب = ------
مج س2
ولتوضيح كيفية التنبؤ بالمبيعات باستخدام المربعات الصغرى ، فاننا نحتاج الى بيانات فعلية لسنوات سابقة عن مبيعات المنشآة التى نرغب فى التنبؤ بكمية مبيعاتها خلال فترة قادمة. فالبيانات الفعلية هذة تستخدم لمعرفة الاتجاة العام للخط وذلك بمعرفة قيم كل من أ ، ب .
حالة توضيحية (1)
توافرت لدينا بيانات عن مبيعات احدى المنشآت عن الأعوام من 84 الى 1988م وذلك على النحو التالى :
السنة كمية المبيعات
) بالألف وحدة (
____ ___________
84 10000
85 12000
86 13000
87 17000
88 13000
_____
إجمالى 65000
=====
المطلوب :
التنبؤ بكمية المبيعات التقديرية لكل من عام 1989 ، 1990م وذلك باستخدام طريقة المربعات الصغرى.
الانتقادات الموجهة لطريقة المربعات الصغرى :
ويلاحظ على استخدام طريقة المربعات الصغرى فى التنبؤ بالمبيعات لفترة قادمة التى تعتمد على بيانات الماضى أنها تقوم على افتراض ان ما جاء فى الماضى هو أفضل دليل على ما سيحدث فى المستقبل 0 إلا أن هناك عدة انتقادات لهذا المفهوم أهمها ان التنبؤ بمبيعات الفترات المقبلة بالاعتماد على بيانات الماضى فقط لا يدل على الحقيقة وبصفة خاصــــة إذا كانت فترات التنبؤ طويلة ، أما فى حالة التنبؤ لفترات قصيرة فلا بأس من ذلك 0 وعلى ذلك فانة يجب عند التنبؤ بالمبيعات التقديرية أن يؤخذ فى الاعتبار الظروف البيئية المحيطة بالمنشأة والتغيرات الموسمية والدورية فى الأحوال الاقتصادية وكذلك أى تطورات فى النواحى الفنية اللازمة لانتاج هذا المنتج.
5 - طريقة السلاسل الزمنية الاحصائية :
تعرف السلاسل الزمنية بأنها عبارة عن البيانات الاحصائية التى تجمع أو تشاهد أو تسجل لفترات متتالية من الزمن 0
وبذلك فان السلاسل الزمنية تعتبر احدى الوسائل التى تستخدم لوصف العلاقة بين متغيرين أحدهما هو الزمن . ويعتبر تحليل السلاسل الزمنية من الموضوعات الهامة لمعرفة العوامل التى تؤثر فى المتغيرات المختلفة مما يمكن من التنبؤ بما قد يحدث فى المستقبل 0
وتوجد أربعة متغيرات تؤثر فى السلاسل الزمنية وهى على النحو التالى :
(أ) الاتجاة العام :
ويوجد دائما اتجاة عام لهذا السلوك فى الزمن الطويل سواء كان بالزيادة أو النقصان أو بالزيادة ثم بالنقصان أو بالنقصان ثم الزيادة 0 ويوضح هذا الاتجاة مجال تطور المتغير ويعتبر ذلك نموذجا لما يطرأ علية من تغيرات تدل على درجة نموة وإتجاهه0 ويعكس النموذج الذى يمثلة الاتجاة العام تأثير العوامل المختلفة التى تسبب قيمة الظاهرة فى المدى الطويل 0 فقد يأخذ الاتجاة العام شكل خط مستقيم أو منحنى كما أنة قد يتجة الى أعلى (أو الى اسفل )ليمثل أثر العوامل المختلفة التى تعمل على زيادة (أو تخفيض) قيمة المتغير (كزيادة أو تخفيض كمية المبيعات لأحد المنتجات) بمرور الزمن 0
والمعادلة المستخدمة لتحديد الاتجاة العام هى :
ص = أ + ب س
(ب) التغيرات الموسمية :
وهى عبارة عن التغيرات التى ترتبط بمواسم السنة وكذلك تلك التى تتميز بالطبيعة الدورية بحيث لا يزيد طول الدورة المتكررة عن سنة واحدة 0 والمثال على ذلك زيادة أسعار بعض السلع خلال موسم الحج نظرا لكثرة الطلب عليها 0
(جـ) التغيرات الدورية :
وهى عبارة عن التغير الدورى للظاهرة بالزيادة أو بالنقص فى سلسلة زمنية واحدة 0 وتختلف التغيرات الموسمية عن التغيرات الدورية لكون الأخيرة تمتد لفترة زمنية اطول من سنة بالاضافة الى انها تنشأ نتجية لظروف اقتصادية عامة 00 ومثال ذلك فترات الرخاء والكساد التى تشملها الدورات التجارية الاقتصادية 0
(د) التغيرات العارضة :
وهى عبارة عن التغيرات العشوائية غير المتوقعة فى السلاسل الزمنية التى تحدث نتيجة لمسببات خاصة ومثال ذلك حوادث الفيضانات والزلازل والحروب وغيرها من العوامل التى لا يسهل التنبؤ بها.
ونخلص مما سبق إلى أن التغير فى بيانات السلسلة الزمنية المتعلقة بالمبيعات يعتبر نتيجة لتفاعل العوامل التى تعزى الـــى مسببات الاتجاة العام والتغيرات الموسمية والدورية والعارضة 0 فاذا عرفت طريقة قياس كل من تلك العوامل الأربعة فان تحليل السلاسل الزمنية يمكن أن يعد من أفضل الأساليب الاحصائية التى يمكن استخدامها فى التنبؤ بالمبيعات 0
وقد تجد إدارة المبيعات أن من الضرورى تحديد حصص معينة لمناطق البيع المختلفة ، ولكل مندوب من مندوبى البيع فى كل منطقة ، وذلك لغرض تحقيق المبيعات التقديرية المبينة فى الموازنة. وفى نهاية الفترة يتم المقارنة عادة بين إجمالى المبيعات التقديرية والفعلية 0 وبالرغم من أن هذة المقارنة لا تبين احيانا أى اختلاف إلا أنة من الضرورى عمل تحليل ودراسة تفصيلية لمبيعات المنتجات المختلفة طالما أنة يوجد خطوط منتجات عديدة تدر دخولا حدية متباينة 0 فاذا ما استخدمت طريقة تقدير حصة المنشأة الفعلية من المبيعات الكلية للنشاط النوعى فانة يجب مقارنة مبيعات المنشأة الفعلية بالمبيعات الكلية للنشاط النوعى لكى تقرر المنشأة ما إذا كان مركزها التنافسى فى تحسن أم فى تدهور0
وإذا ما أظهرت المقارنة بين المبيعات الفعلية والتقديرية الحاجة الى اتخاذ إجراء تصحيحى فانة يجب التحرى عن أسباب الاختلافات قبل اتخاذ هذة الاجراءات 0 فقد يرجع سبب الاختلافات الى أخطاء فنية فى إختيار أو استخدام أساليب التنبؤ أو تغيرات فى الأحوال الاقتصادية أو سوء سياسة التسعير أو عدم فاعلية الحملات الاعلانية أو الجهود البيعية 0
تخطيط مستويات الطاقة الإنتاجية :
تعرف الطاقة الانتاجية بأنها عبارة عن القدر الثابت من الآلات والمعدات والأيدى العاملة والخدمات الأخرى المساعدة (نقل داخلى ، صيانة ، وتخزين ، 000 الخ) التى تتوافر لدى المنشأة فى فترة معينة 0
ويعتبر حجم الانتاج أو مستوى النشاط هو العامل المتغير المرتبط بالطاقة بمعنى أن حسن استخدام للطاقة المتاحة للوحدة الانتاجية يؤدى الى زيادة حجم الانتاج أو مستوى النشاط والعكس صحيح.
وإلى جانب الطاقة الفعلية المستغلة توجد ثلاثة مستويات للطاقة الانتاجية وهى :
1 - الطاقة الانتاجية القصوى 00 ويقصد بها الاستخدام الكامل لكل الامكانيات المادية والبشرية فى المنشأة دون أن يؤخذ فى الحسبان أى معوقات محتملة.
2 - الطاقة الانتاجية الواقعية (المتاحة) 00 وهى عبارة عن الطاقة الانتاجية القصوى مطروحا منها بعض مسموحات للمعوقات التى لا يمكن تجنبها مثل تغيب بعض العمال أو تعطل الآلات نتيجة لانقطاع التيار الكهربائى أو تأخر وصول بعض المواد اللازمة للتشغيل 00 الخ 0
3 - الطاقة الانتاجية العادية 00 وهى عبارة عن الطاقة الانتاجية الواقعية معدلة فى ضوء متوسط المبيعات المنتظرة.
أ - الطاقة الزائدة
وتنتج بسبب وجود طاقة زائدة عن تلك التى تنوى المنشأة استخدامها أو عن عدم وجود توازن بين العدد والآلات والأيدى العاملة فىمركز التشغيل 0
ب- الطاقة العاطلة
وتنتج بسبب وجود عطل مؤقت للامكانيات المادية والبشرية التى يسببها البطء فى الانتاج الناتج عن النقص المؤقت فى حجم المبيعات 0 وعلى ذلك تعود الطاقات العاطلة الى حالة الاستخدام الكامل عندما تزداد المبيعات 0
وتحدد الطاقة الانتاجية لكل مرحلة من مراحل الانتاج (مراكز التشغيل الفرعية) على حدة وللمنشأة ككل 0 وقد يظهر هذا التحديد وجود زيادة فى حجم أعمال مركز معين حين تكون الطاقة المتاحة أقل من المطلوب لانجاز حجم الأعمال المنتظر ، بينما توجد طاقة زائدة فى مركز آخر حين تكون الطاقة المتاحة زائدة عن الطاقة المطلوبة 0
ومن هنا أصبح على الادارة أن تتخذ الاجراءات الضرورية لتقليل الاختناقات فى المراكز التى بها زيادة فى حجم الأعمال عن طريق :
أ - تشغيل وقت إضافى بالقدر اللازم لتحقيق توازن فى تشغيل المراكز المختلفة 0
ب- تشغيل وردية جديدة إذا كان هناك احتمال إستمرار وجود زيادة فى حجم الأعمال لوقت ليس بالقصير0
ج- تحويـل بعض الأعمال من المركز الذى بة زيادة فى حجم الأعمال إلى مراكز أخرى بها طاقة زائدة0 هذا بافتراض أن هذة المراكز تقوم بالعمل نفسة أو بأعمال قريبة 0
د- زيادة الطاقة الانتاجية عن طريق شراء آلات جديدة وتشغيل عدد آخر من العمال 0 ويفضل إتباع هذا الأجراء إذا كان من المتوقع استمرار وجود زيادة فى حجم الأعمال لفترة طويلة.
هـ- التعاقد على تشغيل الحجم الزائد مع منشآت أخرى ، تقوم بمزاولة النشاط النوعى ذاتة 0
أما فى حالة وجود طاقة زائدة فى إحدى المنشآت ، وكان من المتوقع استمرار حدوثها لفترة طويلة. فإن على الادارة أن تتخذ أحد الاجراءات التالية :
1 - مضاعفة جهود رجال البيع فى سبيل الحصول على طلبات اضافية للمنتجات القائمة وخاصة من الأسواق الخارجية 0
2 - العمل على تنويع الانتاج بالقدر الكافى لاستخدام الطاقة الزائدة 0
3 - التخلص من القدر الزائد من العدد والآلات ببيعها لوحدات اقتصادية تمارس النشاط النوعى ذاتة 0
ومن المهم ملاحظة الاختلاف الرئيسى فى إمكانية تحديد الطاقة الانتاجية المتاحة فى كل من حالة الانتاج المستمر (للسوق) أو حالة الانتاج المتقطع (على أساس طلبيات خاصة) وما يتبع ذلك من امكانية تحديد الطاقات الزائدة أو العاطلة 0
موازنة الأنتاج :
تتضمن تقديرا لكمية الانتاج التى ينتظر إتمامها على ضوء تقديرات المبيعات خلال الفترة القادمة. فبعد الانتهاء من إعداد موازنة المبيعات يصبح مدير الانتاج مسئولا عن تحويل المبيعات التقديرية إلى الوحدات المطلوب انتاجها مع أخذ كمية المخزون أول وآخر الفترة فى الحسبان 0
وتستخدم موازنة الانتاج كأساس لتنظيم وتنسيق برنامج الانتاج بحيث تتمكن المنشأة من الحصول على المنتجات بالكميات المطلوبة فى الوقت المناسب 0 وتعتبر موازنة الانتاج حجر الزاوية فى إعداد موازنات المواد والمشتريات والأجور والمصروفات الصناعية 0
ويـلاحظ أن التنسيق بين مــوازنة المبيعات وموازنة الانتاج وسياسات المخزون على درجة كبيرة من الأهمية 00 وإلا فان الانتاج يصبح غير متوازن 0 فقد يحدث ان يكون للطلب على السلعة التى تنتجها المنشأة طابع الموسمية ، وعلى ذلك يكون أمام المنشأة اختيار أحد البديلين 00 فهو إما أن يحتفظ بمستوى ثابت من المخــزون وبالتالى يسمـح للانتاج بأن يتمشى مع تقلبات المبيعات أو يتم محاولة الاحتفاظ بمستوى ثابت من الانتاج وبالتالى يتغير المخزون من المنتجات تغيرا عكسيا مع المبيعات .
ومما لا شك فية أن القرار يتوقف على مقارنة التكاليف المترتبة على وجود مخزون أكبر من الحجم العادى فى الفترات التى تقل فيها المبيعات بالوفورات المترتبة على تشغيل المصنع بطريقة تمكن من انتاج السلع انتاجا اقتصاديا 0
ويتطلب إعداد الموازنة التخطيطية للانتاج اتباع الخطوتين التاليتين :
1 - تحديد كميات المنتجات التى يتوقع انتاجها 00 ويتم هذا باتباع المعادلة الآتية :
الكمية المتوقع انتاجها = الكمية المتوقع بيعها + كمية المخزون آخر الفترة _ كمية المخزون أول الفترة
2 - توزيع الكمية المتوقع انتاجها خلال فترة الموازنة 00 وتتطلب هذة الخطوة أن تأخذ الادارة عدة اعتبارات فى الحسبان أهمها ما يلى :
أ - التأكد من انتاج السلع بكميات كافية لمقابلة طلبات العملاء 0
ب- انتاج المنتجات بكميات اقتصادية 0
جـ- تجنب الاحتفاظ بمخزون من المنتجات أكبر مما يجب 0
ومما لا شك فية أن الادارة الرشيدة تحاول جاهدة المحافظة على ثبات كل من الانتاج والمخزون لما يحققة ذلك من مزايا عديدة 0 فسياسة تثبيت مستويات الانتاج تؤدى الى تخفيض التكاليف وتقليل معدل دوران العمل وتحسين الروح المعنوية للعمال وحسن استخدام التجهيزات الآلية 0 وتضع المنشآت عادة مستويات للحد الأدنى للمخزون لتؤمن خدمة العملاء ، كما تضع مستويات للحد الأعلى للمخزون لتجنب تقادم المخزون أو زيادة تكاليف التخزين عن الحد السليم أو المعقول 0
ويجب إعادة النظر فى مستويات المخزون دوريا حتى يكون متمشيا مع التغيرات فى الطلب على المنتجات المختلفة 0
حالة توضيحية (2):
خططت منشأة الصناعات الميكانيكية لبيع 5000 حراث زراعى خلال سنة 1992م بعد دراستها لاحتياجات السوق، وكان حجم المخزون من الحراثات الجاهزة فى بداية المدة 200 حراث ، أما مخزون آخر المدة من الحراثات فقد خطط لة أن يكون 100 حراث وقد قدر الانتاج تحت الصنع من الحراثات فى بداية المدة بحوالى 150 حراث انتهت الأعمال منها بنسبة (90%) أما المخزون من الانتاج تحت الصنع فى نهاية المدة فقدر بـ 180 حراث جاهزة بنسبة (50%)
حدد فى ضوء هذة المعلومات عدد الحراثات الزراعية الواجب انتاجها لعام 1992م كموازنة إنتاج.
حالة تدريبية :
بفرض أن شركة الصناعات الحديثة تنتج نوعين من الأجهزة مكيفات ومراوح وأنة خلال عام 1991 قامت ادارة المبيعات بإجراء التنبؤ بحجم الاستهلاك المتوقــع وحجم الطلب على منتجاتها من النوعين . فإذا أعطيت البيانات التالية :
1 - المــدة عدد الوحدات المتوقع بيعها من عدد الوحدات المتوقع بيعها من
المكيفات المـراوح
الربع الأول 1500 وحدة 1000 وحدة
الربع الثانى 1000 وحدة 1250 وحدة
الربع الثالث 500 وحدة 2500 وحدة
الربع الرابع 750 وحدة 2250 وحدة
2 - أن المنشأة وضعت الخطوط العامة لسياسة التخزين للمنتجات كما يلى :
المـــدة مكيفـات مـراوح
الربع الأول 300 وحدة 250 وحدة
الربع الثانى 250 وحدة 150 وحدة
الربع الثالث 400 وحدة 50 وحدة
الربع الرابع 200 وحدة 150 وحدة
3 - أن مخزون 30/12/1991 المتوقع كان على النحو التالى :
مكيفات 250 وحدة
مراوح 200 وحدة
4 - لا يوجد أنتاج تحت التشغيل أول وآخر الفترة .
المطلـــوب :
أ - إعداد موازنة المبيعات بالوحدات .
ب- إعداد موازنة المبيعات بالمبالغ اذا علمت أن سعر كل من جهاز المكيف والمروحــة
على التوالى 1400 ريال ، 1800 ريال .
جـ- إعداد موازنة الأنتاج .
